Organisation
Hintergrund
Der SVT ist Hauptmieter des Sportpark Tresenwald. Er mietet Ressourcen auf Basis des Nutzungsvertrags vom April 2004 von der Gemeinde Machern an. Im Oktober 2022 spaltete sich die Abteilung Hockey des SVT ab und gründete den Verein THC. Bis zum 31.12.2023 besitzt der SVT die Erlaubnis und den Auftrag an den THC Ressourcen auf Basis des Abspaltungsvertrags SVT/THC vom Oktober 2022 unterzuvermieten.
Allgemeines
Die Ressourcenplanung wird in eine Winter und eine Sommersaison unterschieden. Die Sommersaison läuft vom 01.04. Bis 30.09. und die Wintersaison vom 01.10. Bis 31.03. eines jeden Jahres.
Trainingszeiten vs. Punktspiele
Regelmäßig wöchentlich stattfindende Trainingszeiten müssen von Punktspielterminen unterschieden werden. Die Trainingszeiten hängen maßgeblich von der Planung der Winter beziehungsweise Sommersaison ab.
Sonderveranstaltungen
Sonderveranstaltungen sind Veranstaltungen die nicht im regelmäßigen Spiel und Wettkampfbetrieb integriert sind. Beispiel: Fußball Tresenwald Cup, Nationale Turniere Hockey, Volleyballturnier. Jene Veranstaltungen sind gesondert beim Vorstand des SVT und Eigenbetrieb Sportpark anzumelden und zu genehmigen.
Buchung Trainingszeiten
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Einreichung der Bedarfsmeldung für Wintersaison 01.10.23 bis 31.03.24 anhand des Formblatts bis 31.08.2023 an die Geschäftstelle
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Veröffentlichung der Bedarfsmeldungen und Mitteilung von Terminkonflikten bis Mo, 04. 09.23 an die Abteilungen des SVT und den THC
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Eigenständige Erarbeitung von Vorschlägen zur Auflösung der Terminkonflikte zwischen den Trainingsgruppen ohne Beteiligung des Vorstands des SVT bis Fr, 08.09.23
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Erste Belegungsklausur inklusive Durchsprache von Terminkonflikten am Freitag 08.09.23, 18:00-19:00 Uhr
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Falls notwendig: zweite Belegungsklausur für Härtefälle inklusive Entscheidung
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Meldung der Trainingszeiten von SVT und THC für Wintersaison 01.10.23 bis 31.03.24 an Eigenbetrieb durch Geschäftsstelle SVT.
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Veröffentlichung der Trainingszeiten für Wintersaison 01.10.23 bis 31.03.24 in Online-Kalender und Gesamtübersicht Website
Übergangszeit Monat Oktober Großer Kunstrasenplatz (SVT Fußball, THC)
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Ab 01.10.23 gilt die Planung der Wintersaison in Verantwortung des SVT
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Sofern Wetter und Lichtverhältnisse es zulassen, kann die bestehende Sommerplanung fortgesetzt werden
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Die Fortführung des Sommerplans wird wöchentlich freitags 12:00-12:15 Uhr für die Folgewoche gemeinsam mit SVT Fußball und THC entschieden (29.09, 06/13/20/27.10)
Buchung von Punktspielterminen und Sonderveranstaltung
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Abgabe der Bedarfsmeldung pro Termin anhand einer E-Mail Vorlage (zu tun) bzw. Sammelliste (zu tun) an die Geschäftsstelle (Punktspiele: min. 2 Wochen vorher, Sonderveranstltung: min. 3 Monate vorher)
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Rückmeldung über Verfügbarkeit und gegebenenfalls Nennung von Alternativen durch die Geschäftsstelle
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Bestätigung der Terminbuchung durch Onlinetermin (Verteiler: SVT Abteilungspostfach, Eigenbetrieb, Sonderveranstaltung: zusätzlich Vorstand SVT)
Absagen und Fristen
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Nicht genutzte Terminbuchungen für Trainingszeiten, Punktspiele und Sonderveranstaltungen sind immer im Vorfeld schriftlich mithilfe der E-Mail Vorlage an die Geschäfststelle abzusagen.
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Absagefrist Traingstermin: min 1 Tag vorher
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Absagefrist Punktspiel: min 2 Tage vorher
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Absagefrist Sonderveranstaltung: min 3 Wochen vorher
Werden wiederholt gebuchte Termine nicht rechtzeitig abgesagt oder Aktivitäten ohne Buchung durchgeführt, können Ressourcenbuchungen aberkannt werden.
Vorstand SVT
Stand 26.07.2023